Egy priorizációs workshop akkor igazán sikeres, ha a végén megszülető döntések nemcsak egy flipchart-ra kerülnek fel, hanem valóban irányt mutatnak az üzlet számára is. Ehhez szükség van több mint egy sablonos facilitációs eszköztárra – A tapasztalatait Dorka, a MARCH tapasztalt facilitátora osztja meg.

A két sláger eszköz, amelyek nélkül még nem láttam üzleti területet priorizálni, az impact/effort mátrix, illetve a csapat bevonódását szem előtt tartó dot voting praktika.  

Bátran használhatjuk ezeket, hiszen nagyszerűségük pont az egyszerűségükben rejlik, de ne felejtsük el az adott üzleti problémához, fókuszhoz igazítani őket. 

Impact/effort mátrix 

Az impact/effort mátrix eredeti formájában kiválóan vizualizálja a különböző ötletek/ fejlesztési elemek, akár termékfunkciók megvalósíthatóságát, illetve várt üzleti hatását. Akkor hasznos bevetnünk, ha a csapat nehezen tudja a hosszabb távú terveit, komplex ötleteit lebontani, vagy akár egy MVP termékfunkcionalitást definiálni. Ilyenkor általában a quick win negyedbe eső elemekre fókuszálunk, hiszen ezek alacsony befektetéssel magas üzleti hatást érnek el. 

De mi történik, ha hosszabb távra is szeretnénk tervezni? Ahhoz, hogy akár egy negyedéves bontásban értelmezhető roadmapet kapjunk, szükség van a relatív erőforrásigényen és relatív üzleti hatáson túl is támpontokra. 

Ezt azzal segíthetjük elő, hogy a szervezetben alkalmazott erőforrásbecslést felhasználva értelmezzük az effort tengelyt. Akár büdzsé, akár munkanapok, akár egy csapat áteresztő képessége.  

Ugyanez igaz az impact tengelyre is. Azaz az üzleti hatás modellezésére – itt készülhetünk a csapat vagy szervezet által kitűzött üzleti mérőszámok alapján. Ez gyakran bevételi hatás, vagy akár ügyfélszám, de az ügyfélelégedettség mérőszámai is ide kerülhetnek.  

Egy adott mátrixban igyekezzünk csak egy fókusz értéket választani, hiszen mindig van lehetőségünk további priorizációra további eszközökkel. 

Dot voting a priorizációs workshop másik eszköze

A dot voting talán a legalapvetőbb priorizációs technika. Amikor egy csapatban több szakterület véleményét igyekszünk összehangolni, vagy minél demokratikusabb közös döntést keresünk. Kiváló kiegészítője lehet második lépésként akár az impact/effort mátrixnak is.  

A dot voting során meghatározott számú szavazatot oszt el minden résztvevő a priorizálandó elemek között, szabadon döntve arról, hogy melyik elemre hány szavazatot ad. Ha például 5 szavazatot oszthat ki mindenki, akkor akár mind az 5-öt is teheti egy elemre, de eloszthatja 5 különböző elemre is. 

A kihívás ilyenkor az, hogy a valóságban ritka az a helyzet, amikor minden szavazó véleménye tényleg ugyanakkora súlyt képvisel. Ha például a priorizációs workshop-on részt vesz egy területi vezető, nehéz elvonatkoztatni a szavazás során attól, hogy neki van szervezeti felhatalmazása az adott prioritási sorrendet véglegesíteni.  

Az is torzíthat az eredményeken, ha például egy adott szakterületet többen képviselnek, hiszen akkor az ő szempontjaik (legyen az technikai megvalósíthatóság, ügyfélélmény, vagy akár PR-szempont) túlsúlyban lesznek. 

A dot votingot ezért érdemes a „valósághoz igazítani”, abban az értelemben, hogy tegyük transzparenssé ezeket a szervezeti jellemzőket. 

Egy CEO-nak például adhatunk vétójogot, vagy kétszer annyi szavazatot, ha szükséges. A területek pedig használhatnak különböző színű szavazómatricát, post-it-et vagy filcet. Ez utóbbi abban segít, hogy csak olyan elemeket priorizáljunk, amelyek élvezik a kulcsterületek támogatását – azaz üzleti értéket képviselnek, valódi ügyféligényt elégítenek ki és technikailag megvalósíthatóak. 

A priorizációs workshop akkor lesz igazán eredményes, ha tudatosan, egymással kombinálva használjuk a priorizációs technikákat. Továbbá jól előkészítjük, a szervezet számára ismert támpontokkal egészítjük ki őket. Akár kombinálhatjuk más facilitátori eszközzel is. Így a modellszerű, kissé steril megfejtések helyett valódi, üzletileg is felhasználható prioritásokat kapunk.