Ebben a bejegyzésben Dorka, a MARCH tapasztalt facilitátora oszt meg gyakorlati tanácsokat arról, hogyan szervezzünk hatékony meeting-eket, és mikor jobb az aszinkron kommunikációt választani.

Mindannyian voltunk már hasonló helyzetben: ülünk egy megbeszélésen, és azon tűnődünk, miért nem lehetett volna ezt az információt egyszerűen e-mailben megosztani. Ez gyakran már a meeting első 2 percében kiderül, és jelentősen csökkentheti a produktivitást és a csapattagok morálját. Néhány stratégiai módosítással azonban ezeket az időpazarlásokat hatékony, céltudatos összejövetelekké alakíthatjuk.  

Az alábbi szempontok megfontolásával elkerülhetjük, hogy az általunk szervezett meeting-eken is ez járjon a kollégák fejében. 

10 tipp a hatékony meeting-ek szervezéséhez

1. Mérlegeljük a szükségességét: Mielőtt megbeszélést szerveznénk, tegyük fel magunknak a kérdést, hogy az információt nem lehetne-e hatékonyan közölni e-mailben vagy más aszinkron módszerrel. Minden hatékony meeting alapja, hogy világos céllal történik, ezért győződjünk meg róla, hogy van világos cél és feladat. 
2. Készítsünk részletes agendát: Osszunk meg előre egy jól strukturált tervet, amely felvázolja a konkrét témákat, időbeosztást és várt eredményeket. Ez segít a résztvevőknek felkészülni és fókuszáltan tartja a megbeszélést. Nem utolsó sorban pedig segít szűrni, így akinek nem releváns vagy nem fontos a témakör, nyugodtan visszautasíthatja a meghívót. 
3. Éppen ezért igyekezzünk csak a kulcsfontosságú résztvevőket meghívni: Korlátozzuk a résztvevők számát azokra, akik érdemben hozzá tudnak járulni vagy közvetlenül részt kell venniük a döntéshozatalban. Ez csökkenti mások időveszteségét és hatékonyabbá teszi a megbeszélést. 
4. Szabjunk meg szigorú időkeretet: Tartsuk rövidre és lényegre törőre a megbeszéléseket. Ha a tartalom belefér egy e-mailbe, a megbeszélés ne tartson tovább 15-30 percnél. Tartsuk be a kitűzött időt, ha nem jól mértük fel, akkor pedig legyen a talonban javaslatunk a további lépésekre. Ez is kulcsa a hatékony meeting-nek.
5. Kezdjük összefoglalóval: Kezdjük a megbeszélést a kulcspontok rövid áttekintésével, mintha egy e-mailt írnánk. Ez megadja az alaphangot és azonnal közli a lényeges információkat, valamint egyértelművé válik az is, hogy az adott megbeszélést mi vezetjük, keretezzük majd. 
6. Ösztönözzük az aktív részvételt: Tegyük interaktívvá a megbeszélést azzal, hogy kérjük a résztvevők véleményét, ötleteit és visszajelzéseit. Ha kell, készítsünk elő konkrét döntési pontokat, vagy beszélgetés indító kérdéseket. Ez indokolttá teszi a személyes (vagy virtuális) formátumot és többletértéket ad ahhoz képest, amit egy e-mail nyújthatna. 
7. Használjunk vizuális segédeszközöket: Építsünk be vizuális elemeket, például diákat vagy grafikonokat, hogy hatékonyabban közvetítsük az információkat, mint pusztán szöveggel. Készíthetjük a jegyzeteinket is vizuális formában, ha a téma megengedi. Ez segíthet indokolni a megbeszélés formátumát és javíthatja az elkötelezettséget. 
8. Mindig tudjuk, hogyan folytatjuk, ha további egyeztetésre van szükség: Zárjuk a megbeszélést a következő lépések, felelősségek és határidők egyértelmű meghatározásával. Ez biztosítja, hogy az összejövetel konkrét eredményekhez vezessen. 
9. Küldjünk összefoglaló e-mailt utána: A megbeszélés után küldjünk egy tömör e-mailt, amely összefoglalja a főbb pontokat, a meghozott döntéseket és a feladatokat. Ez megerősíti az információkat és referenciaként szolgál a résztvevők számára és hasznos memo lehet azoknak is, akik résztvevőként nem csatlakoztak, de a döntések, információk fontosak számukra. 
10. Fontoljunk meg alternatív formátumokat: Vizsgáljunk meg olyan lehetőségeket, mint az álló megbeszélések, sétáló megbeszélések vagy rövid video hívások, hogy a rövidebb megbeszéléseket érdekesebbé és kevésbé formálissá tegyük. 

Ezeknek a stratégiáknak az alkalmazásával átalakíthatjuk a potenciálisan szükségtelen megbeszéléseket produktív, céltudatos alkalmakká, amelyek valódi értéket adnak a csapat munkájához. Ne feledjük, a cél az, hogy tiszteletben tartsuk mindenki idejét, miközben biztosítjuk a hatékony kommunikációt és együttműködést. 

Ne feledjük, minden hatékony meeting mögött ott van egy egyszerű kérdés:
„Lehetne ez a megbeszélés egy e-mail/ Slack üzenet/ Teams csatorna bejegyzés?”
Ha a válasz igen, fontoljuk meg a fenti tanácsokat, mielőtt rányomunk a küldés gombra, vagy válasszuk inkább az írásos kommunikációt. 

A blogunkon találhatóak még további agilis tippek a produktív csapatmunkához.